Wieso überhaupt ein virtuelles Büro?

Ende Februar 2020 begann Corona sich langsam aber sicher auch in Deutschland auszubreiten. So kam es, dass alle e3n’ler im März 2020 an den heimischen Schreibtisch umzogen, lange bevor die öffentliche Diskussion um Home-Office zur Kontaktreduzierung aufkam. 

Dieser Schritt stellte uns zunächst kaum vor Herausforderungen, da mobiles Arbeiten auch vor der Pandemie bereits an zwei Tagen in der Woche möglich war und alle Mitarbeiter bereits über entsprechende Hard- und Software verfügten. Wenn doch irgendwo ein größerer Monitor oder ein geräuschunterdrückendes Headset fehlte, reichte eine Anfrage im “Slack” und wenige Minuten später war das fehlende Teil bereits bestellt.

Und jetzt kommt das "aber"

Dennoch merkten wir spätestens nach ein paar Monaten ohne Plausch in der Kaffeeküche, dass sich irgendwie doch ein wenig das Gefühl von Einsamkeit einschlich. Das morgendliche  “Daily” und die nachmittägliche Abstimmung beim Code-Review wurden schnell zum einzigen Beweis dafür, nach wie vor Teil eines Teams zu sein.

Zwar ist Kommunikation mit den Kollegen über Tools wie Slack und Google Meet nur einen Mausklick entfernt - dennoch erschien die Hürde eines Anrufs zu hoch, denn für einen Anruf braucht man sicher einen Grund, oder? Und wer weiß, vielleicht ist der Kollege ja auch gerade in einem Videocall...

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Welo hörte sich vielversprechend an

Unser Frontend-Designer Tom brachte schließlich ein neues Tool ins Gespräch: ein virtuelles Büro namens “Welo”. Die verschiedenen Meetingräume und Sitzecken des virtuellen Büros ließen sich einfach konfigurieren, sodass wir gemeinsam als Team schnell unser perfektes virtuelles Büro erschaffen hatten. 

Neben klassischen Meetingräumen und Sitzecken für zwei bis vier Personen richteten wir einen Konzentrationsbereich und einen Co-Working-Space ein. Möchte man gerade konzentriert einen Text - wie beispielsweise diesen Blogbeitrag - schreiben, setzt man sich mit seinem Avatar in den Konzentrationsbereich. Mikrofon und Audio sind hier automatisch deaktiviert und die Kollegen wissen bescheid.

Steht einem der Sinn dagegen nach etwas Smalltalk, kann man den Co-Working-Tisch nutzen. Hier sind Mikrofon und Audio eingeschaltet und man kann sich mit Kollegen unterhalten. Der Aufenthalt in diesem Bereich ist also ein deutliches Signal, dass jemand Gesellschaft haben möchte.

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Die nützlichsten Funktionen

  • Je nach Bedarf stehen Büros in unterschiedlichen Größen zur Auswahl.
  • Es lassen sich Kollegen in die Sitzecke oder den Meetingraum, in dem man sich befindet, einladen.
  • Über eine Anklopf-Funktion kann Zutritt zu einem Raum oder einer Sitzecke angefragt werden
  • Sollte man ein vertrauliches Gespräch führen wollen - beispielsweise darüber, welche Überraschungen das nächste Teamevent beinhaltet - lassen sich die Räume und Sitzecken abschließen.
  • Für Meetings mit Timebox lässt sich pro Raum ein Timer setzen.
  • Der Empfang von externen Gästen ist möglich, es steht sogar ein Empfangsbereich zur Verfügung.

Unsere Erfahrungen

Auch wenn wir mittlerweile dank der Covid-Impfungen und niedriger Inzidenzen wieder zeitweise vor Ort im Büro arbeiten ist Welo aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. 

Da wir mittlerweile auch Kollegen haben, die nicht in der Nähe des Mainzer Büros wohnen, finden die meisten Meetings weiterhin in Welo statt. Hier gilt bei uns der Grundsatz: Einer Remote - alle Remote. Sobald ein Teilnehmer eines Meetings nicht vor Ort im Büro ist, treffen wir uns also alle in Welo. 

Da wir während unserer Arbeitszeit im virtuellen Büro präsent sind, ergibt sich ein wesentlich besserer Überblick für jeden Einzelnen. Es ist stets ersichtlich, ob ein Kollege überhaupt schon da ist, sich gerade in einem Meeting befindet, konzentriert arbeiten möchte oder im Co-Working Space auf Gesellschaft wartet. 

Dies hat einen weiteren netten Nebenaspekt: Man “sieht” andere (“Oh, Daniel ist aber heute früh im Büro!”) und fühlt sich weniger allein im heimischen Wohn- oder Arbeitszimmer. Unser Teamgefühl hat Welo definitiv positiv beeinflusst.

Und wie geht's weiter?

Letztlich kann kein Tool der Welt den persönlichen Kontakt zu anderen Menschen vollständig ersetzen, und wir genießen es, die Mainzer Kollegen nun auch wieder ab und an im "echten" Büro zu treffen.  

Welo bietet uns aber die Chance, unseren Arbeitsalltag trotz physischer Entfernung so zu gestalten, als säßen wir alle ein wenig näher zusammen. 

Noch ist unklar, wann die Pandemie endet und wie die Arbeitswelt danach aussehen wird, aber wir haben die Gewissheit, dass sowohl vollständig mobiles als auch hybrides Arbeiten mit den richtigen Tools für uns gut funktioniert.