Ypsomed.de Entwicklung einer maßgeschneiderten Zertifizierungsplattform

Ypsomed bietet verschiedene Medizinprodukte wie Insulinpumpen an, deren Anwendung eine fachgerechte Einweisung erfordert. Um Endkundinnen und -kunden den sicheren und eigenständigen Umgang im Alltag zu ermöglichen, werden spezielle Anwenderschulungen angeboten.

Für die Durchführung dieser Schulungen setzt Ypsomed sogenannte „Ypsomed Certified Trainer“ ein, die zuvor entsprechend qualifiziert werden müssen.

Bislang erfolgte die Zertifizierung in Papierform – inklusive manueller Verwaltung und zentraler Ablage der Nachweise.

Im Zuge der digitalen Transformation suchte Ypsomed nach einer zentralen Onlineplattform, um den Zertifizierungsprozess weltweit effizienter, ressourcenschonender und ortsunabhängig abbilden zu können.

Enger Zeitrahmen

Die größte Herausforderung des Projekts war der starke Termindruck: Bereits im März 2017 sollten zahlreiche Trainer für eine neue Ypsomed-Pumpe zertifiziert werden. Da die Beauftragung erst im Dezember 2016 erfolgte, musste die Plattform inklusive einer einmonatigen Testphase innerhalb weniger Wochen vollständig einsatzbereit sein – inklusive fehlerfreiem Ablauf aller Prozesse.

Mehrstufige Registrierung

Von Anfang an war ein strukturierter Anmeldeprozess vorgesehen, in dem sich angehende Trainer in mehreren Schritten registrieren und ihre Daten hinterlegen können.

Flexible Erweiterbarkeit

Das System sollte so konzipiert werden, dass sich künftig problemlos neue Zertifizierungsprogramme und länderspezifische Anforderungen integrieren lassen – ohne großen Entwicklungsaufwand.

Rollenbasierte Administration

Ein differenziertes Rechte- und Steuerungssystem war erforderlich, um verschiedene Benutzerrollen wie zentrale Administratoren, Länder-Admins oder Programmbetreuer sauber abbilden und verwalten zu können.

Automatisierung & Archivierung

Zertifikate sollten nach bestandener Prüfung automatisiert erstellt, versendet und als schreibgeschützte Dokumente archiviert werden – vollständig DSGVO-konform und revisionssicher.

Import & Export-Funktionalität

Für den effizienten Umgang mit Nutzerdaten und Zertifikaten wurde eine umfassende Import- und Exportfunktion gewünscht, um bestehende Datensätze zu übernehmen oder Reports zu erstellen.

Individuelle Lösung mit Symfony & Twig

Aufgrund der spezifischen Anforderungen entschieden wir uns gemeinsam mit Ypsomed für das Symfony Framework in Kombination mit Twig als Frontendtechnologie. 

Symfony bietet mit seinem modularen Aufbau und dem MVC-Ansatz die ideale Grundlage für hochwertige, testbare und individuell anpassbare Anwendungen. Twig lässt sich nahtlos mit bestehenden HTML-Templates kombinieren und fügt sich optimal in das Symfony-Ökosystem ein.

Flexible Rechteverwaltung

Ein zentrales Berechtigungssystem ermöglicht die differenzierte Verwaltung verschiedener Nutzerrollen – z. B. Administratoren, Länder-Admins oder Programmverantwortliche.

Strukturierter Registrierungsprozess

Ein mehrstufiger Anmeldeprozess erlaubt es, dass sich angehende Trainer selbstständig registrieren und alle relevanten Daten komfortabel erfassen.

Automatisierte Zertifikatsgenerierung

Die Erstellung der Zertifikate erfolgt automatisiert über die TCPDF-Library. Nach bestandener Prüfung werden die Dokumente generiert, schreibgeschützt archiviert und können bei Bedarf exportiert werden.

Registrierung & Testzugang

Der zukünftige Ypsomed-Trainer erhält per E-Mail einen personalisierten Einladungslink zur Plattform. Nach der Registrierung sieht er in seinem Dashboard alle für ihn freigeschalteten Zertifizierungs-Tests und kann diese selbstständig starten.

Testaufbau & Bewertung

Die Tests bestehen aus Single-Choice- und Multiple-Choice-Fragen. Jede richtige Antwort bringt eine bestimmte Punktzahl, abhängig von Schwierigkeit und Relevanz der jeweiligen Frage.

Bestehensgrenze & Wiederholung

Im System ist definiert, wie viele Punkte für das Bestehen erforderlich sind. Wird die Mindestpunktzahl nicht erreicht, ist eine einmalige Wiederholung möglich. Bei erfolgreichem Abschluss wird das Zertifikat automatisch generiert und bereitgestellt – innerhalb weniger Sekunden.

Prozessdigitalisierung mit Effizienzgewinn

Durch die zentrale Zertifizierungsplattform wurde der gesamte Zertifizierungsprozess vollständig digitalisiert. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich und fördert nachhaltiges Arbeiten durch den Wegfall papierbasierter Verfahren.

Zertifizierung – jederzeit, überall

Trainer können ihre Zertifizierung ortsunabhängig durchführen – alles, was sie benötigen, ist eine Internetverbindung. Anfahrten, manuelle Auswertungen und organisatorischer Aufwand entfallen komplett.

Mehrsprachig und länderspezifisch steuerbar

Die Plattform ist in Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar. Inhalte und Tests lassen sich länderspezifisch anpassen – etwa für unterschiedliche regulatorische Anforderungen in Deutschland, Österreich oder der Schweiz.

Fristen im Blick – dank Automatisierung

Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Rezertifizierungen rechtzeitig erfolgen. Über das persönliche Dashboard haben Trainer jederzeit Zugriff auf ihre Zertifikate.

Skalierbar & zukunftsfähig

Was mit wenigen Ländern begann, ist heute international im Einsatz. Die Plattform unterstützt mittlerweile verschiedene Zertifizierungsprogramme für mehrere Ypsomed-Produkte – flexibel und erweiterbar.

Das Projekt wird iterativ weiterentwickelt: In kurzen, regelmäßig ausgelieferten Teilabschnitten mit klar definiertem Mehrwert. Inhalte und Prioritäten können flexibel angepasst werden. So entsteht kontinuierlich Nutzen – bei gleichzeitig geringem Projektrisiko. Zentrale Ziele sind: 

User Experience (UX)

Die Benutzeroberfläche der Prüfungen wird grundlegend überarbeitet. Ziel ist eine übersichtliche und intuitive Darstellung: Nur eine Frage pro Seite, klare Navigation, visuell passende Darstellung je Fragetyp sowie Zwischenspeicherung und Wiederaufnahme bei Unterbrechung. Das verbessert die Orientierung, reduziert Fehlerquellen und steigert die Akzeptanz bei den Nutzern. 

Performance

Um die Anwendung auch bei steigender Nutzer- und Datenzahl effizient nutzbar zu halten, werden Ladezeiten stark reduziert. Die Performance wird so verbessert, dass flüssiges Arbeiten für alle Rollen – insbesondere bei der Prüfungsverwaltung – jederzeit möglich bleibt.

Administration von Fragebögen

Fachabteilungen von Ypsomed sollen Prüfungsinhalte künftig selbstständig pflegen können – ganz ohne externe Unterstützung. Dazu zählen die Erstellung und Verwaltung von Prüfungsbögen, Fragen, Antwortoptionen, Übersetzungen und Zertifikatszuordnungen. Auch Versionierung wird möglich sein. Das spart Zeit und Kosten.